Cristtiane escreve mensalmente, sempre na segunda-feira.
Em uma reunião


São 6h30 da manhã, um bom horário para reunir um time que poderá contribuir com visões e experiência para a saúde do negócio.

Não!  Você não leu errado. Já participei de muitas reuniões que aconteciam das 6h30 às 7h29, antes da empresa abrir as portas para receber o primeiro cliente às 7h30. Outras empresas optam por fazer isso no fim do expediente ou no meio dele. Independe do horário, é importante que seja produtiva.

A começar pela convocação, que deverá ser feita de forma antecipada e respeitando a disponibilidade da maioria dos participantes.  Uma reunião de última hora exige cancelamento de outros compromissos , além disso, não há produtividade uma vez que os participantes podem não estar preparados para ela com informações relevantes, por isso deve ser evitada.

Quem organiza ou convoca (nem sempre quem convoca, organiza!) deverá enviar a pauta antecipadamente aos participantes  Todos devem ir para a reunião com noção de como poderão contribuir para que a reunião seja cumprida dentro do horário previsto, com hora para começar e terminar.

Os participantes de uma reunião são aqueles que estão ligados diretamente ao assunto do tema proposto.  É muito importante confirmar a presença e, em caso de não comparecimento, justifique e envie contribuições ao organizador.

Na chegada, todos permanecem em pé, até que o líder /chefe ou quem conduzirá a reunião sente-se e convide os demais a tomarem seus lugares.

Se houver algum colaborador novo, quem deve apresentá-lo aos demais é o condutor da reunião.

Seja pontual. Se chegar atrasado, faça-se invisível, sentando-se e não cumprimentando ninguém (nem pedindo licença). Se precisar sair antes do término, já tenha avisado antes a pessoa responsável pela reunião e faça o mesmo, saindo discretamente.

Se houverem participantes de fora da equipe,  mantenha os cartões de visita que receber sempre à sua frente, para associar as pessoas/nomes quando quiser se dirigir a eles.

O condutor da reunião deverá  tratar os assuntos com tempo estimado para ter produtividade.

Quem participa deve manter-se em silêncio até o momento em que puder expressar sua opinião pois conversas paralelas atrapalham o ambiente. O celular deverá permanecer desligado e, em caso muito necessário deverá levantar-se ( em silêncio ) e  atender o telefone  fora da sala (não no canto da sala ou abaixado sob a mesa com a mão na boca).

Expresse suas ideias de forma clara levando suas anotações de forma organizada. Exponha as informações com embasamento. Evite ironias que possam gerar conflitos e até comportamentos agressivos.

Cuidado com a postura e a linguagem corporal pois elas expressam o que não conseguimos transmitir em palavras podendo, contradizer  aquilo que estamos tentando verbalizar. Elas podem transmitir desânimo, cansaço, desmotivação e denunciar se você está gostando ou não da reunião. 

- O olhar deverá ser firme e nos olhos de quem fala. O olhar vago transmite falta de interesse no outro. Também dispersa a atenção, tira o foco.

- Gestos faciais como torcer a boca para um dos lados parece discordar, não está
gostando.

-  Evite ficar batendo na mesa com a ponta da caneta, muito menos estalando os dedos. Essa ansiedade não vai fazer com que a reunião termine antes e sim, demonstrar o quanto você não queria estar ali ou pior, a sua insegurança em ser chamado a conversa e não saber como contribuir.

- Aposte no sorriso sempre mas, se a sobrancelha “subir” pode significar arrogância.

Lembre-se que você não precisa estar 100% satisfeito mas foi você que decidiu estar onde está.

Atente também para a forma como vai se vestir nesta ocasião. Todos os dias são importantes mas, especificamente neste dia você estará numa sala com menos pessoas. Poderá , inclusive, ser o centro das atenções. 

Evite roupas apertadas pois além de distraírem a atenção dos demais, você pode sentir desconforto pois normalmente elas repuxam. Cuidado com as cores fortes, daquelas que ofuscam o olhar e o uso de muitos acessórios (principalmente se fizerem barulho como pulseiras e brincos).

Relatórios que devam ser distribuídos, mas que não necessitam de discussão na reunião, bem como premiações com brindes, deverão ser entregues no final do encontro a fim de não distraírem os participantes.

Nunca, em hipótese alguma, jamais

- Interrompa quem estiver falando. Anote para não esquecer a contribuição

- Deixe o celular ligado

- Faça comentários desnecessários

- Fale de forma insegura sobre algum assunto que não domine ou que não tenha preparado para apresentar

- Chegue á reunião com cheiro de cigarro ou comida do buffet á quilo

- Evite perfumes fortes, principalmente os que possuem notas doces.

- Escreva a caneta no cartão de visitas

- Fique trocando mensagens pelo telefone, pode parecer que está falando mal de alguém ou do próprio assunto.

Aproveite o momento para aprender mais o negócio no qual está inserido.